Los documentos de transporte, en su mayoría, prueban que la mercancía está viajando desde origen a destino. Existen otros documentos que demuestran que la mercancía ha sido entregada al transportista o bien que éste las tiene almacenadas.
Es habitual el error de empresas, operadores logísticos y entidades financieras solicitar al vendedor un documento de embarque con Incoterms del grupo E y F. En las ventas en estos dos grupos de Incoterms quién paga y gestiona el transporte internacional es el comprador, por lo que es el quien lo “domina” (instrucciones relativas al transporte internacional, embarque, etc.) Esto provoca, en aquellas situaciones donde se le exige al vendedor la presentación de un documento de embarque, que en no pocas ocasiones el vendedor se vea imposibilitado de cumplir las condiciones de la compraventa en cuanto al embarque o la fecha máxima de embarque o el contenido del documento de transporte.
Cuando las condiciones de la venta se produce en un Incoterm del grupo F, el documento exigido al vendedor para demostrar el cumplimiento de las condiciones establecidas en la compraventa ha de ser un documento de entrega y no de embarque. Mientras que si el Incoterm establecido es el EXW, el vendedor habrá demostrado el cumplimiento de las condiciones de entrega en el momento que el comprador acepte (acuerden un día concreto) la retirada de la mercancía en el almacén del vendedor, por lo que en el supuesto que el vendedor no retire las mercancía en la fecha acordada, el vendedor habrá cumplido con su condición de entrega siendo responsabilidad del comprador la mercancía.